Varför vi skrev om alla avtal och gjorde de extra lätta att läsa

Ungefär det senaste halvåret har vi arbetat hårt med ett nytt avtal, ett standardavtal att teckna med våra kunder.

För alla webbprojekt har vi haft ett riktigt bra (men något långt) avtal. Här står verkligen allt. Om betalning, omfattning, fel, ansvar, skadestånd och så vidare, och vidare, och vidare.

Problemet är att när en kund kommer till oss med en mindre förfrågan, eller något som inte är utvecklingen av en webbplats, då har vi inte haft samma gedigna avtal.

Resultatet är ett grundavtal på drygt tre luftiga A4-sidor. Där står det viktigaste som alltid gäller. Ber du oss hjälpa till med någonting, då kommer vi be dig skriva under avtalet.

Förebilden är ett ”engagement letter” som är vanligt hos jurister.

Varför ens ha ett grundavtal?

Kanske känner du som de flesta att avtal är tråkiga saker. Ett nödvändigt ont. Någonting som du borde ha bättre koll på, men bara inte orkar med.

Ett bra avtal hjälper dig och din kund.

Det sägs att man alltid ska göra upp vad som ska hända när man bli osams, medan man fortfarande är sams. Precis så är det med avtal. Just vad som händer när någonting går fel ville jag alltid skulle vara bestämt i förväg.

Sen fanns det ett antal saker till som jag ville att det aldrig skulle råda några tvivel om. Några exempel:

Betalning. När, hur mycket och vad händer om man inte betalar?
Ansvar. Vem har ansvar för vad, och hur mycket?
Sekretess. Hur båda partner ska skydda information.
Marknadsföring. Att vi får använda kunden och projektet i marknadsföring.
Personuppgifter. Hur och varför vi behandlar personuppgifter.

Båda partner, alltså vi och vår kund, skyddas av avtalet. Alla vet vad som gäller. På det stora hela kodifierar avtalet processer och arbetsflöden som vi redan har ändå. Saker som vi faktiskt kan lova.

Att teckna ett avtal direkt med alla, oavsett omfattning på arbetet, kanske kan kännas som en komplicerat procedur. Målet är att det ska vara snabbt och enkelt. Vilket ställer ett stort krav på lättlästhet.

Lättläst avtal snabbar på försäljningen

Varför ska avtal vara skriven på krånglig, byråkratisk svenska? Det är mycket bättra att skriva avtal med ett begripligt, mer vardagligt språkbruk.

Ett avtal täcker inte fler fall bara för att meningarna är långa och ordförrådet stort, och bitvis gammaldags. Missförstå mig inte, jag gillar de långa, fina och ibland krångliga orden och uppbyggnaden. Men var sak har sin plats.

Ju mer komplicerat du gör det, desto mer fundersam blir mottagaren. Visst känner du dig också på väg att bli lurad när du får läsa ett komplicerat dokument. Det tar lång tid att läsa och lång tid att förstå.

När man dessutom har med större företag att göra blir ett krångligt avtal ofta snabbt en stor grej. Juristerna ska granska, komma med synpunkter och diskutera.

Fördelen med ett lättläst avtal är att din mottagare känner att hon förstår det, och inte behöver lika mycket extern input. Ja, även en jurist uppskattar faktiskt ett avtal som är lätt att läsa.

När avtalet är lättläst skriver ni under med förtroende. Relationen börjar rätt. Avtalet blir inte den här stora saken. Det blir enklare och tar mindre tid. Alla vinner.

Jag ska inte sticka under stol med att GDPR var en av anledningarna till att avtalet behövde komma på plats. Men även utan GDPR hade vi behövt det ändå. Det är bara en liten del som handlar om personuppgifter.

Att GDPR trädde i kraft i maj 2018 satte en obligatorisk tidsfrist på att ha klart avtalet. Ibland är det bra att få en påtvingad deadline.

Resultatet då?

Vårt nya ”engagement letter” fick ett stålbad. Med över 30 avtal ut under några dagar till kunder för signering, var det lite nervöst att se hur mottagandet skulle vara.

Än så länge har ingen, inte ens våra kunder som är stora företag, haft några invändningar på innehållet. Inga jurister har blandats in. Tvärtom har jag fått många positiva, uppskattande kommentarer.

Lättlästa avtal är förvånansvärt sällsynta.

Jag har som mål att alla avtal, offerter och liknande ska vara lättläst och enkelt. Det gynnar oss på så många sätt: